Koulutuksenhallinnan tietojärjestelmä. Tietojärjestelmä muodostuu seuraavista rekistereistä:
• asiakasrekisteri
• henkilörekisteri
• osallistujarekisteri
2 REKISTERINPITÄJÄ
FCG Finnish Consulting Group Oy
Osmontie 34, 00610 Helsinki
PL 900, 00601 Helsinki
Puhelin: 010 409 2000
Faksi 010 409 2395
3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
Veli-Pekka Laakso
johtaja
010 4092410
etunimi.sukunimi
fcg.fi4 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT
Pääkäyttäjä Paula Kurkipää
johtava koulutussihteeri
010 409 2477
etunimi.sukunimi
fcg.fi5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Koulutuksenhallintajärjestelmään rekisteröidään FCG:n järjestämään koulukseen osallistuvien henkilöiden ja heidän työnantajiensa nimi- ja osoitetiedot sekä koulutukseen osallistujien opintosuoritukset, jos koulutuksesta annetaan todistus. Järjestelmän tarkoituksena on
• ylläpitää asiakas-, henkilö- ja osallistumistietoja
• tuottaa FCG:ntoiminnan suunnittelun, toteutuksen ja seurannan apuna käytettäviä tilastotietoja
• tuottaa koulutusasiakkaiden laskutuksessa tarvittavat tiedot
• tuottaa osallistujia koskevia raportteja.
6 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Koulutuksenhallintajärjestelmä on FCG:n toiminnan suunnittelun, toteutuksen, arvioinnin ja seurannan väline. Rekisteröidyt (koulutukseen ilmoittautuneet ja kouluttajina toimivat) henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa. Rekisteröidyt ovat antaneet suostumuksensa tietojen käsittelyyn täyttämällä ilmoittautumislomakkeen. Järjestelmään rekisteröidään vain toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeelliset tiedot.
7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Koulutuksenhallintajärjestelmän henkilörekisteri sisältää koulutukseen osallistuneista ja kouluttajina toimineista seuraavat tiedot
• sukunimi ja etunimi
• tehtävänimike
• syntymäaika, jos henkilö osallistuu koulutukseen, jossa kyseinen tieto vaaditaan
• työnantajan nimi ja osoitetiedot
• oma osoite, jos henkilö haluaa vahvistuksen kotiosoitteeseensa
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite ja mahdollinen osoitteen käyttökielto
• mahdolliset ruokavaliota koskevat tiedot
• tiedot, mihin tilaisuuksiin/kursseihin osallistunut
8 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Koulutuksenhallintajärjestelmän henkilö- ja asiakasrekisteriä päivitetään henkilöiden kurssi-ilmoittautumisten perusteella sekä henkilöiden itsensä ilmoittamien muutosten perusteella.
9 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
Henkilörekisterin tietoja luovutetaan vain Suomen Kuntaliitto -konsernin sisäiseen käyttöön.
10 REKISTERIN KÄYTTÖ
Koulutuksenhallintajärjestelmän tiedot on tarkoitettu vain FCG:n käyttöön. Käyttö perustuu toimintokohtaisesti ja käyttäjäryhmäkohtaisesti määriteltyihin käyttöoikeuksiin.
11 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN
Järjestelmää ei ole yhdistetty muihin rekistereihin.
12 REKISTERIN SUOJAAMINEN
Koulutuksenhallintajärjestelmä on tarkoitettu FCG:n sisäiseen käyttöön ja sen käyttäjille määritellään käyttöoikeudet käyttäjäryhmäkohtaisesti henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä ja palvelinlaitteet on keskitetty lukittuun tilaan, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Työasemat, joilta järjestelmää käytetään, sijaitsevat kulunvalvonnalla suojatuissa työtiloissa.
13 REKISTERIEN RAPORTTI- JA TULOSTUSTIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
FCG:n henkilökunta tuottaa järjestelmästä osallistujille vahvistukset sekä osallistujaluettelot koulutuspaikkoihin ja kouluttajille. Tilaisuuksien osallistujaluettelot arkistoidaan paperitulosteina.
14 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
Koulutuksenhallintajärjestelmän rekisteriseloste on nähtävillä verkkopalvelussa (www.fcg.fi > Koulutus). Henkilön ilmoittautuessa koulutukseen häneltä kysytään, saako sähköpostiosoitetta käyttää markkinoitaessa FCG tulevaa koulutusta ja tämä tieto rekisteröidään henkilörekisteriin.
15 REKISTERITIETOJEN TARKASTUSOIKEUS
Henkilörekisteriin kirjatulla on oikeus henkilökohtaisen pyynnön perusteella tarkistaa rekisterissä olevien itseään koskevien tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus. Tarkastuspyyntö esitetään pääkäyttäjälle.
16 REKISTERITIETOJEN KORJAAMINEN
Henkilötiedot korjataan henkilöiden oman pyynnön perusteella tai uuden ilmoittautumisen yhteydessä annettujen tietojen perusteella. Tietojen korjaamisesta huolehtii järjestelmän pääkäyttäjä. Ilmoittautumisissa annettujen tietojen perusteella huomatut henkilö- ja asiakastietojen muutokset tekee kustakin tilaisuudesta vastaava koulutussihteeri.
17 KIELTO-OIKEUS
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää antamasta häntä koskevia tietoja muihin kuin kohdassa 9 mainittuihin tarkoituksiin.
18 REKISTERIHALLINTO
FCG käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.
Rekisterin vastuuhenkilö päättää
• rekisteriasioita hoitavien henkilöiden nimeämisestä ja heidän tehtävistään
• rekisteriselosteen laatimisesta
• rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä
• käyttöoikeuksien myöntämisen perusteista.
Pääkäyttäjähuolehtii
• rekisteriselosteen päivittämisestä
• käyttöoikeuksien antamisesta käyttäjille
• rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta ja rekisteröityjen pyytämien tietojen korjaamisesta.
Koulutustilaisuuksista vastaavat koulutussihteerit huolehtivat ilmoittautumisten perusteella tehtävistä henkilötietojen korjaamisesta omien koulutustilaisuuksiensa osalta.
FCG-konsernin tietohallinto huolehtii
• rekisterin teknisestä ylläpidosta
• rekisterin teknisestä suojaamisesta.
Koulutuksenhallinnon tietojärjestelmästä on tehty ylläpitosopimus järjestelmän toimittajan kanssa.